Comment prendre une note parfaite dans un CRM

Vous utilisez régulièrement un outil de vente d’équipe et vous avez peine à tirer le maximum de votre outil. Il y a soit trop d’information, pas aisée, on ne sait plus d’où vient la note ni du contexte dans lequel votre collègue l’a écrit ? Que diriez-vous d’apprendre une bonne fois pour toutes les bonnes pratiques afin de prendre la note parfaite ! C’est parti !

Afin de nous mettre dans l’ambiance, voici des exemples de notes que j’ai vues dans divers dossiers clients. Peut-être vous reconnaîtrez-vous ?

Je vais rappeler, elle est absente. Pas intéressé. (Tu lui as parlé ou pas ?)
Il est au bureau. Donc elle me dit que tout est ok. Transféré à Danny pour la commande lorsqu’il aura appelé. (Il aimerait commander quoi et pourquoi la commande n’a pas été prise au téléphone ?)
La secrétaire est très difficile. Paul est de retour à 14h. Ne pas rappeler, mais essayer une autre approche lors du prochain appel. (Qu’est-ce que je dois faire ?)
Je dois rappeler à une date précise. (Pas de note sur la date de rappel en question ?)

Noter la date et qui à appeler en tout temps

L’informatique est imparfait, car c’est l’humain qui le conçoit. Ainsi, penser aux bogues possibles. Oui techniquement la majorité des CRM permet de retracer qui a fait les appels selon l’utilisateur, mais, que se passera-t-il si votre système éprouve des bogues, si la réimportation dans un autre outil dégénère ou si un petit nouveau dans l’équipe n’utilise pas les bons accès ? Comment retracerez-vous l’information ?

Je vous conseille de toujours commencé vos débuts de notes par (nom de l’appelant année-mois-jour). Cela vous semblera plus long, mais au combien utile en cas de pépin.

Prendre la note en 3 étapes (à qui j’ai parlé, ce qui s’est passé et ce que je dois faire)

Pour qu’une note soit utilisable, elle doit être écrite pour la personne qui la relira et non la personne qui l’écrit. Nous devons savoir si nous devons parler à une secrétaire avant de communiquer avec notre contact. Nous devons savoir ce qui s’est passé et surtout, quel était la prochaine étape de notre démarche. Une telle note ne prend généralement qu’une à deux lignes, mais vous permettra de ne pas chercher l’information lors de vos suivis.

Dépersonnaliser la note au maximum

Ne parlez pas de l’accent de votre interlocuteur ou son tique verbal. On ne sait jamais jusqu’où cette information se rendra. Ce n’est pas votre journal intime. Que le commentaire soit positif ou négatif les notes personnelles sur votre état de conscience ou sur votre perception des gens n’ont pas leurs places dans un outil de travail partagé ainsi, on évite les notes qui abordent les points suivants :

L’origine ou l’accent de l’interlocuteur
Votre empathie ou impatience envers à votre interlocuteur
Des commentaires sur l’apparence, l’attirance physique ou l’orientation sexuelle
Les notes subjectives de toutes sortent

Ecrire les mots aux complets

Même les notes sur les boîtes vocales ont besoin de mots précis. Il est nécessaire d’être le plus précis possible en tout temps. Ce ne sont pas tous vos collègues qui comprendront vos ABS (Absent) ou vos VM (VoiceMail) ou vos LM (laissez-message) ou même vos RPT (rappeler plus tard). La langue française est l’une des plus précises au monde. Sachez en tirer l’avantage.

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