Comment franchir la secrétaire au téléphone – mode d’emploi !

Comment franchir la secrétaire au téléphone – mode d’emploi !

Vous le savez tous, dans chaque bataillon il y a un rôle pour chaque soldat. Généralement, on retrouve les soldats de première ligne sur les champs de bataille. Ils servent à protéger, examiner les dangers qui arrivent et parfois prendre les coups pour les autres soldats. On les retrouve aussi dans nos entreprises : j’ai nommé nos secrétaires. Nous connaissons tous leur rôle, accueillir, renseigner, prendre les plaintes et diriger nos clients lors de rencontre physique. Au téléphone leur rôle est somme-toute similaire à ceci près que le mandat de filtrer s’ajoute !!!

Que ce soit à la demande du dirigeant ou de son propre chef ! Combien d’entre vous avez vécu cette situation (frustration?) de devoir parler à un interlocuteur et ne pas pouvoir y accéder. Ainsi, pour réussir à parler à celui-ci il faut parfois emprunter un long chemin parsemé d’obstacles, sauter par-dessus des rochers, nager dans des eaux troubles pour enfin mettre la main sur notre Saint Graal : à savoir notre précieux client !! Aujourd’hui, l’idée est de vous énoncer en quelques points comment faire pour parvenir à notre client sans y perdre un bras ou une jambe !!

 

La séduction de la secrétaire

  • La séduction de la secrétaire. Ça peut vous faire sourire mais justement le sourire s’entend au téléphone et est votre plus bel atout. Nous ne parlons pas à des robots mais à des êtres humains et Dieu sait combien de personnes mornes, désagréables elles ont eu à rediriger avant votre appel! Alors on se pare de son plus beau sourire et on demande simplement ce que l’on veut !

 

  • La résistance. Si effectivement la phase de séduction ne porte pas ses fruits et que votre belle ne cède pas à votre charme il va falloir passer à l’étape supérieure. A savoir, la demande directive. Il s’agirait d’être directif sans forcer. C’est-à-dire qu’au lieu de formuler ses phrases à la forme interrogative on ira plus sur de l’affirmatif. Ainsi, au lieu de « est ce que je pourrais parler à Mr X SVP » on pourrait dire « J’aimerais parler à Mr X SVP ». Attention, il ne s’agit pas d’être impoli! Il s’agit d’avoir un ton sûr et confiant !

 

  • Il se peut qu’après ces premiers efforts rien ne soit gagné encore ! Il se peut même que votre chère et tendre secrétaire n’accède toujours pas à votre requête, ainsi vous pouvez lui demander quel est l’objet de ce refus. En parlant et en essayant de comprendre ce refus, vous allez avoir de précieuses informations et cela pourra vous servir par la suite pour demander le numéro de poste par exemple. Communiquez vous permet de créer un lien et d’avoir accès à des formations ou bien à votre client. Rappelez-vous, nous interagissons avec de l’humain !

 

  • Il se peut que la curiosité pique la secrétaire et que l’on vous demande l’objet de l’appel. Nos conseils sont alors simples : soyez bref, concis, n’en dites pas trop et optez plutôt pour des termes techniques. Ainsi, dépassant son domaine de compétences, vous vous verrez accéder aux portes du précieux client !

 

  • Si malgré tout vos efforts votre convoitée ne veut pas de vous (ça peut arriver !) alors vous pouvez prendre une option alternative. Les appels matinaux ou tardifs vous permettent généralement de parvenir à votre interlocuteur. Bien souvent, quand les secrétaires sont absentes, le directeur va répondre aux appels.

 

  • Une autre option s’offre à vous. Il est toujours possible de demander à être diriger vers un service plutôt qu’une personne. Ainsi, la secrétaire ne prend pas le « risque » de vous diriger vers une personne et vous parvenez au service voulu! Ainsi chacun est satisfait!

 

  • Si l’occasion d’un répertoire téléphonique par nom se présente, saisissez-là! Vous n’aurez généralement pas d’intermédiaire!

 

En vous souhaitant un bel appel !! Force et courage !

 

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